Që një ankesë të pranohet për shqyrtim, duhet të paraqitet me shkrim, të përcaktojë veprimin konkret, që pretendohet se përbën shkelje disiplinore dhe rrethanat e kryerjes së tij, si edhe të identifikojë qartë, qoftë nëpunësin civil, i cili pretendohet se ka kryer shkeljen disiplinore, qoftë personin që raporton ankesën. Kërkesat anonime dhe ato me pretendime të pakuptueshme nuk pranohen për shqyrtim.